Julkisia hankintoja on riivannut monella alalla jo vuosia tarjoajakato. Hankintayksikkö julkaisee Hilmassa omasta mielestään todella hyvän tarjouspyynnön tarjoajia kiinnostavasta hankinnasta. Lopputuloksena pöydällä ei ole kuitenkaan yhtään tarjousta. Tai saattaa olla yksi, mutta sekin on liian kallis tai ei täytä vaatimuksia.
Mistä tämä johtuu?
Syitä on tietysti monia, mutta yleistäen voisi sanoa, että tarjoajia ei ole otettu riittävästi huomioon. On ajateltu, että kyllähän tarjoajat automaattisesti ovat kiinnostuneita jättämään tarjouksen, kun siihen mahdollisuus tulee. Tässä tuleekin se iso virhe!
Tarjoajat nimittäin valitsevat, mihin tarjouspyyntöihin haluavat vastata. Hyvä esimerkki oli eräässä järjestelmähankinnassa, jossa saimme kaikki etukäteen potentiaalisimmiksi arvioimamme tarjoajat tarjoamaan ja hintatasokin laski markkinavuoropuhelun aikana saaduista tiedoista. Hankintapäätöksen jälkeen sopimuksia valmistellessa kisan voittanut tarjoaja sanoi, että he jättivät tämän tarjouskilpailun vuoksi osallistumatta kolmeen vastaavaan tarjouskilpailuun.
Syyksi kertoivat sen, että tässä hankinnassa välittyi yhteistyön henki, eikä perinteinen hankintayksikön ”määräysvalta”. He halusivat voittaa nimenomaan tämän kisan ja panostivat siihen täysillä!
”WAU!”, sanoin minä. Olimme onnistuneet kaikissa keskeisissä tavoitteissamme. Lisäksi käyttöönoton jälkeen asiakas on kommentoinut, että ovat olleet erittäin tyytyväisiä lopputulokseen. Kaikin puolin onnistunut hankinta siis!
Julkisten hankintojen onnistumisen keskiössä onkin se, kuinka hyvin tarjoajat saadaan sitoutumaan hankintaan. Hyvä kilpailu saadaan aikaiseksi vain silloin, kun mukana on riittävästi laadukkaita tarjoajia. Tämä korostuu aloilla, joilla tarjoajia on hyvin vähän. HR-järjestelmähankinnat ovat tästä hyvä esimerkki. Tarjoajia on koko markkinassa pari kourallista ja hankinnan luonteesta sekä hankintayksikön tarpeista riippuen potentiaalisia tarjoajia on aina käytännössä alle kourallinen. Hyvänä lopputuloksena voidaankin pitää jo sitä, että saadaan kolme tarjousta pöydälle!
Tarjoajat valitsevat, mihin tarjouspyyntöihin haluavat vastata
Miten tarjoajakokemus otetaan sitten huomioon?
Ensinnäkin tarjoajat tulee ottaa aktiivisesti mukaan hankinnan valmisteluun, käytännössä huolellisesti toteutettavan markkinavuoropuhelun keinoin. Myös viestintään tulee kiinnittää huomiota koko prosessin ajan.
Hankintayksiköt sanovat järjestävänsä aina ennen hankintaa markkinavuoropuhelun. Väitän, että tätä käytetään kuitenkin keskimäärin erittäin tehottomasti hyödyksi. Liian usein markkinavuoropuhelu toteutetaan siten, että julkaistaan Hilmassa tietopyyntö ja pyydetään tarjoajat esittelemään ratkaisujaan. Hankintayksikkö on saattanut esittää ennalta muutamia kysymyksiä, joihin tarjoajat ovat vastanneet tai vastaavat tarjoajatapaamisten aikana. Keskustelut pyörivät kuitenkin pääasiassa tarjoajan ratkaisun ympärillä.
Markkinavuoropuhelun jälkeen on sitten laadittu tarjouspyyntöaineisto ja julkaistaan hankintailmoitus Hilmassa. Lopputuloksena on usein se tyhjä pöytä. Siitä huolimatta, että hankintayksikkö järjesti mielestään laadukkaan markkinavuoropuhelun ja kuunteli tarjoajia. Mikä siis meni pieleen?
Keskustelut pyörivät pääasiassa tarjoajan ratkaisun ympärillä
Ongelma on yleensä edellä kuvatussa prosessissa se, että tarjoajia kyllä kuunnellaan, mutta heille ei anneta mahdollisuutta ottaa millään tavalla kantaa itse tarjouspyyntöaineistoon.
Tämä johtaa siihen, että tarjouspyyntö voi jo soveltuvuusvaatimusten kohdalla olla liian tiukka, jolloin potentiaalinen tarjoaja tippuu heti kättelyssä pois pelistä. Hankinnan kohteen vaatimuksissa voi olla myös sellaisia pakollisia vaatimuksia, joihin tarjoajien on mahdoton sitoutua. Myös sopimusehdoissa voi olla kohtia, jotka aiheuttavat haasteita.
Onkin ensiarvoisen tärkeää, että erityisesti avoimella menettelyllä hankittaessa tarjoajille annetaan mahdollisuus nähdä ja kommentoida etukäteen alustavaa tarjouspyyntöä. Itse asiassa kun tämä tehdään huolellisesti, voidaan avoimelle menettelylle saada neuvottelumenettelyn kaltainen prosessi, jossa hankinnan vaatimukset saadaan yhdessä tarjoajien kanssa muokattua hyväksi kompromissiksi. Ja kun tämä tehdään markkinavuoropuhelun keinoin, vältetään neuvottelumenettelyn prosessiin kuuluva kankeus ja työläys.
Samalla pitää toki huolehtia hankintalain vaatimuksesta kohdella tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättä. Eli ei käydä keskusteluja vain yhden tarjoajan kanssa, eikä yhden tarjoajan ehdoilla. Tämä on osa myös hankinnan laadun varmistamista. Mikäli tarjoaja havaitsee, että tarjouspyyntöä viedään juuri heidän ratkaisunsa suuntaan, on sillä yleensä hintaa nostava vaikutus.
Hyvän tarjoajakokemuksen ohella onkin tärkeää, että osataan pitää koko ajan sopiva kilpailuasetelma. Tämä varmistetaan oikein tehdyllä viestinnällä hankinnan kaikissa vaiheissa!
On tärkeää, että osataan pitää koko ajan sopiva kilpailuasetelma!
Tarjoajat tulee toki ottaa huomioon myös hankinnan vaatimuksissa ja sopimusehdoissa. Kun hankitaan pitkälle tuotteistettuja pilvipalveluita / SaaS-palveluita, tulee vaatimuksiin herkästi sellaisia kohtia, joihin osan tarjoajista on hankala sitoutua ainakaan tarjouspyynnössä vaaditulla aikataululla.
Usein käy niin, että tarjoajat ihmettelevät vaatimuksia, ovatko nämä todella niin tärkeitä asioita, että täytyy tässä olla pakollisena. Myös sopimusehdoissa saattaa olla kohtia, jotka tarjoajan silmissä vaikuttavat jopa tarjoajan ”kyykyttämiseltä”, vaikka tämä ei useimmiten ole hankintayksikön tarkoitus.
Onkin hyvä pohtia, miten asiat kerrotaan, eli miten niistä viestitään. Jääkö tarjoajalle sellainen olo, että tässä tarjoajaa halutaan kyykyttää, vai onko kenties vain kyse epähuomiossa määritellystä turhan tiukasta vaatimuksesta? Tätä tapahtuu usein, kun vaatimuksia kopioidaan aiemmin tehdyistä tai jopa toisen hankintayksikön tarjouspyynnöistä.
Hyvin tehty viestintä onkin koko hankintaprosessin ja itse asiassa hankintakaudenkin aikana yksi hankinnan onnistumisen avaimista.
Hyvin tehty viestintä on yksi avain hankinnan onnistumiselle
Sekin on muuten hyvä muistaa, että kaikille tarjoajille julkiset hankinnat eivät ole tuttuja. Usein varsinkin järjestelmähankinnoissa vanhojen perinteisten toimittajien tilalle haluttaisiin ”uutta verta” eli modernimpia toimittajia ja ratkaisuja.
Tässä tilanteessa sellaisiakin tarjoajia halutaan saada mukaan, jotka eivät ole välttämättä aiemmin edes osallistuneet julkisiin hankintoihin. Tämä taas korostaa sitä, että tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia täytyy harkita erityisen tarkasti. Jos vaaditaan, että tarjoajan pitää esittää viisi referenssiä julkiselta sektorilta, on turha toivoa kisaan mukaan muita, kuin jo markkinassa toimivia. Moderneja tarjoajia ei siis saada mukaan perinteisillä vaatimuksilla!
Samoin hankintaprosessi ja sen eteneminen on uusille toimijoille vieraampaa. Tämän vuoksi onkin syytä kiinnittää huomiota siihen, että tarjoajat saavat riittävän informaation prosessin etenemisestä. Joskus olen törmännyt siihen, että jotkin tarjoajat eivät markkinavuoropuhelussa halunneet vastata kysymyksiin, kun pelkäsivät, että kilpailijat saavat nämä vastaukset käsiinsä. Tämäkin on hyvä avata jo tietopyynnössä, että vastaukset käsitellään luottamuksellisina ja itse tarjouspyyntöön liittää vielä selkeät ohjeet, miten liikesalaisuuksia sisältävät tiedot tulee ilmoittaa.
Moderneja tarjoajia ei saada mukaan perinteisillä vaatimuksilla
Olen useammassa kohdassa edellä viitannut viestintään. On hyvä huomata, että viestintä ei ole pelkästään sitä, miten tiedotamme tarjoajia hankinnasta tai miten teemme yhteydenpitoa. Viestintää on myös se, minkälaisia vaatimuksia ja millä prioriteeteilla päätämme niitä jättää lopulliseen tarjouspyyntöön. Voimme viestiä tarjoajille, että kisassa on mukana muitakin potentiaalisia tarjoajia ja siksi tätä vaatimusta ei laitettukaan pakolliseksi, vaikka se teillä olikin vakio-ominaisuus.
Yhteenvetona voisin sanoa, että vaikka hankinnoissa on kyse aina hankintayksikön tarpeista, ei hankintaa saa tehdä vain hankintayksikön lähtökohdista. Tarjoajat ja heidän kyvykkyytensä tulee ottaa huomioon ja tarvittaessa hankintayksikön tulee olla valmis tinkimään omista tavoitteistaan ja vaatimuksistaan.
Myös suhdanteet on hyvä ottaa huomioon. Eräässä hankinnassa törmäsimme tilanteeseen, jossa julkiset hankinnat eivät yksinkertaisesti kiinnostaneet tietyn teknologian tarjoajia juuri sillä hetkellä, koska yrityspuolella oli kädet täynnä töitä. Tässä tilanteessa tarjoajat jättävät vielä herkemmin osallistumatta, joten koko tarjousprosessin helppous on tietysti avainasemassa.
Onko teillä haasteita meneillään olevassa hankinnassa tai olette valmistautumassa tulevaan hankintaanne ja pohditte, miten siitä selvitä? Ota yhteyttä, niin järjestetään teillekin vaikuttava hankintavalmennus. Tehdään yhdessä tuloksellisia hankintoja!
